Dzierżawa Czy kupno kopiarki czy drukarki?

Z pewnością to pytanie osoby odpowiedzialne za infrastrukturę drukującą zadawały sobie już wielokrotnie.  Chcielibyśmy w tym krótkim artykule pomóc rozstrzygnąć tą kwestię definitywnie.

W obecnych czasach wiele rzeczy firmy zlecają na zewnątrz aby móc skupić się w 100% na swojej głównej działalności czyli  tzw. 'core business', chyba najpopularniejsze jest dzierżawienie floty samochodowej czy zlecenia obsługi księgowej zewnętrznym biurom rachunkowym.

Niewątpliwą zaletą tego typu rozwiązania jest nie angażowanie własnych środków w kontekście pracowników oraz poleganie na wiedzy i doświadczeniu wąsko wyspecjalizowanych specjalistów.

W przypadku dzierżawienia np.: floty samochodowej bardzo istotny jest  brak konieczności inwestowania dużych zasobów finansowych ponieważ płatność jest rozłożona w czasie.

No dobrze, ale jak to wygląda przy urządzenia drukujących?

Poniżej w kilku punktach chcieliśmy przedstawić najważniejsze naszym zdaniem zalet kupowania usługi druku, a nie samych urządzeń:

• dostęp do najnowszej technologii i urządzeń bez konieczności ponoszenia kosztów inwestycyjnych na infrastrukturę;
• brak kosztów amortyzacji urządzeń;
• łatwe budżetowanie;
• wydłużony okres gwarancji (minimalny okres umowy to zazwyczaj 36 miesięcy, a max. 60 -cy);
• miesięczna faktura wystawiana przez dostawcę jest fakturą usługową, a więc można ją w całościzaksięgować jako koszt co wpływa na wys. podatku dochodowego (w przypadku podmiotów komercyjnych);
• brak konieczności organizowania cyklicznych postępowań przetargowych na materiały eksploatacyjne bez pewności uzyskania dobrej jakości produktu (w przypadku jednostek publicznych);
• zwolnienie zaangażowania własnych zasobów IT;
• po zakończeniu kontraktu zazwyczaj dostawca daje możliwość odkupienia urządzeń za przysłowiową złotówkę i podpisania umowy serwisowej;

Czy tego typu rozwiązanie niesie jakieś niebezpieczeństwa? Na co zwrócić uwagę?

Gdy zdecydujemy się na tego typu rozwiązanie bardzo ważne jest aby wybrać takiego dostawcę, który ma potencjał serwisowy i wiedzę techniczną potwierdzoną przez producenta oferowanego rozwiązania. Nikt nie chciałby aby w pewnym momencie urządzenia w związku z awarią przestały działać na kilka dni. Kolejną istotną sprawą, oprócz oczywiście parametrów technicznych samych urządzeń, jest koszt wydruku pojedynczej strony.

Outsourcing druku jest bardzo efektywnym sposobem zaspokojenia potrzeb firmy w zakresie druku i skanowania bez konieczności zakupu parku maszyn.